Direction par Horizon peut se jumeler à QuickBooks Online, Acomba, Sage ou à votre logiciel comptable actuel. Les opérations suivent les achats, les coûts de chantier, les heures et la préparation des factures dans Direction. L'équipe comptable conserve son outil pour la comptabilité et les paiements. Horizon Nord adapte le jumelage au fonctionnement de l'entreprise.
Le problème se situe souvent avant la saisie comptable
Une facture arrive, mais personne ne sait à quel chantier l'affecter. Le chargé de projet doit retrouver la commande. Une pièce manque avant l'approbation. Pendant ce temps, le coût n'est pas expliqué dans le suivi des travaux.
Ce parcours mobilise plusieurs personnes avant même le paiement. Direction rassemble les renseignements et les décisions nécessaires autour de la facture. La comptabilité retrouve ainsi une dépense dont l'équipe a vérifié le contexte.
Cela permet aussi au chargé de projet de suivre le chantier pendant son exécution. Il n'a pas besoin d'attendre la fermeture comptable d'une période pour examiner les bons de commande confirmés, les heures approuvées et les dépenses déjà imputées.
Le parcours d'une facture fournisseur
Le module Payables conserve le document original et les renseignements préparés par la lecture de facture : numéro, dates, montants et lignes. Le bureau vérifie ces renseignements et confirme le fournisseur, le chantier et le bon de commande concerné. Un achat sans bon de commande peut être affecté directement au projet et à son poste budgétaire.
La facture suit ensuite l'approbation prévue. Les documents requis et la conformité du fournisseur peuvent intervenir dans ce parcours. Après approbation, la dépense rejoint le budget du chantier. La lecture du document prépare le travail; elle ne remplace pas la décision de la personne responsable.
La comptabilité effectue le paiement dans son logiciel habituel, puis indique dans Payables que la facture a été payée. Approuvée et payée sont deux informations distinctes. Les conserver séparément évite de présenter une décision interne comme un décaissement.
Préparer la facture client avec le contrat
Le module Facturation gère trois modes : temps et matériel, versements à forfait et décomptes progressifs. Le contrat détermine la manière de préparer les montants.
Au temps et matériel, les heures, les factures fournisseurs et les mouvements de matériel approuvés alimentent la préparation des lignes. Au forfait, le bureau prépare les versements prévus. En progressif, le chargé de projet confirme l'avancement en tenant compte des montants déjà demandés.
L'équipe vérifie les montants, les taxes et les retenues avant d'autoriser l'envoi. La facture conserve sa période, son échéance et son solde. Le suivi distingue le document envoyé du paiement reçu.
Ce que signifie le jumelage avec votre logiciel
Nommer QuickBooks Online, Acomba et Sage décrit les logiciels avec lesquels un jumelage peut être envisagé. Cela ne constitue pas une promesse de connecteur natif universel, de synchronisation instantanée ou de transfert automatique de chaque champ.
Le parcours retenu doit répondre à des questions concrètes :
- Où la fiche fournisseur et son identifiant sont-ils tenus à jour?
- Quelle approbation autorise le passage d'une facture vers la comptabilité?
- Comment le chantier et le poste de coûts correspondent-ils aux références comptables?
- Qui traite une correction et vérifie qu'une facture n'a pas été reprise deux fois?
- Comment l'état du paiement revient-il dans le suivi opérationnel?
Ces réponses font partie du périmètre d'implantation. Elles permettent à la comptabilité de valider ce qu'elle recevra et à l'équipe de projet de comprendre ce qu'elle doit fournir.
Les heures approuvées préparent aussi la paie
Les entrées de temps rattachent les heures au chantier et au poste budgétaire. Le bureau vérifie les périodes travaillées; la comptabilité utilise les heures approuvées pour préparer la paie. Le coût de main-d'œuvre peut ainsi être suivi dans le budget.
Préparer ces données ne signifie pas calculer ou verser automatiquement la paie dans tous les logiciels. Les responsabilités, les taux et les échanges nécessaires doivent être validés avec les personnes qui traitent réellement la paie.
Pour une démonstration utile, choisissez une facture représentative et suivez-la de sa réception au paiement. Ajoutez un cas à forfait ou progressif si vos contrats l'exigent. Découvrez Direction par Horizon avec votre responsable comptable : le bénéfice recherché est un dossier compréhensible qui accompagne la dépense du chantier au bureau.
