Retrouver la facture fournisseur.
Chaque facture garde son identité dans le suivi. Le bureau vérifie le fournisseur et le rattachement au chantier.
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Payables
La facture arrive : retrouvez l’achat qu’elle concerne. Direction par Horizon prépare la lecture du document et son rapprochement, puis votre équipe vérifie le fournisseur, le chantier et les pièces nécessaires avant d’approuver la dépense.
Vérifiez les dépenses reçues.
Les factures fournisseurs suivent un parcours d’approbation commun.
Contrôler le montant à imputer.
Le sous-total reste visible avant l’approbation. L’équipe vérifie la dépense et son bon de commande lorsqu’il y en a un.
Voir les factures à traiter.
Le statut distingue les dépenses à approuver, bloquées ou payées. Une facture approuvée alimente le budget du chantier.
Ce que votre équipe
y gagne.
Les pièces comptent dans l’approbation
Une conformité expirée ou un document exigé encore à recevoir ou à approuver peut bloquer la facture.
La facture sert à la suite
Au temps et matériel, la dépense approuvée rejoint la facture client; une quittance partielle est créée lorsqu’elle est exigée.
Comment relier une facture fournisseur au bon achat et au chantier?
Direction par Horizon lit les factures fournisseurs et prépare leur rapprochement avec le fournisseur et le bon de commande. Votre administration vérifie les renseignements extraits, le chantier et le poste budgétaire. La facture suit ensuite les approbations et les exigences documentaires prévues. Après approbation, la dépense rejoint le budget du chantier.
La lecture des factures remplace-t-elle la vérification du bureau?
La lecture prépare les renseignements à vérifier : numéro, dates, montants et lignes de la facture. Le document original reste disponible dans Payables. Votre équipe confirme le fournisseur, le bon de commande et l’affectation au chantier, puis corrige les renseignements au besoin avant de demander l’approbation de la dépense.
Comment imputer chaque facture au bon chantier, même sans bon de commande?
Votre administration peut affecter la facture directement au projet et à son poste budgétaire. Lorsqu’un bon de commande existe, Direction par Horizon en reprend les références et signale un dépassement du montant restant à facturer. Votre équipe vérifie le rapprochement avant de soumettre la dépense à l’approbation.
Où effectue-t-on le paiement après l’approbation de la facture?
La comptabilité effectue le paiement dans son logiciel habituel, puis indique dans Payables que la facture a été payée. Direction par Horizon conserve le suivi de la dépense, son approbation et son affectation au chantier. Les exigences de conformité et de documents peuvent être prises en compte avant l’approbation.