Un bon de commande confirmé réduit le montant disponible au budget, même avant l'arrivée de la facture. Dans Direction par Horizon, le module Budget rapproche les bons de commande, les factures fournisseurs, les heures et le matériel par poste de travaux. Le chargé de projet peut ainsi voir ce qui reste au budget et retrouver les dépenses qui expliquent un écart.
Pourquoi les factures seules donnent une réponse incomplète
Le sous-traitant a confirmé ses travaux. Le fournisseur a reçu sa commande. Votre équipe a travaillé cette semaine. Pourtant, une partie de ces montants n'apparaît pas encore dans les factures reçues.
Si vous décidez d'un nouvel achat à partir des seules factures, le solde paraît plus grand qu'il ne l'est. Le suivi doit aussi tenir compte de ce qui a déjà été commandé et des coûts de votre propre équipe. C'est particulièrement utile lorsque les factures arrivent par étapes pendant un chantier.
Coût réel et disponible : deux questions différentes
Dans Direction par Horizon, le coût réel regroupe les factures fournisseurs, la main-d'œuvre et le matériel imputés. Il répond à la question : quels coûts sont déjà enregistrés pour ce poste?
Le montant disponible tient aussi compte des bons de commande confirmés. Pour chaque poste, le système retient le plus élevé des totaux des bons de commande ou des factures fournisseurs, puis soustrait aussi la main-d'œuvre et le matériel du budget révisé. La commande et sa facture ne sont donc pas additionnées comme deux dépenses indépendantes.
Ce calcul s'effectue poste par poste. Le disponible du chantier additionne ensuite les résultats des postes. Une facture imputée au mauvais endroit peut fausser la lecture même si le total des dépenses semble correct.
Un exemple avant et après une facture partielle
Voici un exemple illustratif, sans données ni résultat client. Un poste dispose d'un budget révisé de 50 000 $. Les bons de commande confirmés totalisent 38 500 $. Les factures reçues totalisent 12 000 $, la main-d'œuvre 6 800 $ et le matériel 1 200 $.
Le coût réel est de 20 000 $. Le montant disponible est de 3 500 $, car le calcul tient compte des 38 500 $ déjà commandés. Lire uniquement le coût réel laisserait croire qu'il reste 30 000 $.
Si les factures cumulées atteignent ensuite 25 000 $ pour ces mêmes commandes, le coût réel augmente. Le disponible reste à 3 500 $ tant que les commandes, les heures, le matériel et le budget révisé ne changent pas. Lorsque les factures dépassent les commandes, leur montant devient la référence du calcul pour ce poste.
Retrouver ce qui explique l'écart
Le module Budget présente les montants par poste. Sa fiche rassemble les bons de commande, les factures fournisseurs, les heures au chantier et le matériel qui y sont rattachés. L'équipe peut vérifier la pièce ou l'entrée concernée au lieu de chercher une explication dans plusieurs listes indépendantes.
Les modules reliés donnent du contexte à ces montants :
- Bon de commande conserve les travaux commandés, leurs lignes, les conditions et le suivi d'approbation.
- Payables permet de vérifier la facture fournisseur et son imputation avant l'approbation.
- Entrée de temps relie les heures approuvées au chantier et au poste budgétaire.
- Variations d'inventaire affecte au chantier les sorties et retours de matériel déclarés et approuvés.
Ce que votre équipe doit encore vérifier
Un disponible positif ne prouve pas que tous les travaux restants sont couverts. Des achats peuvent ne pas encore avoir été commandés; des heures peuvent attendre leur approbation. Le chargé de projet vérifie ce qui reste à exécuter avant d'autoriser une nouvelle dépense.
Le disponible n'est pas non plus la marge du contrat. Il compare un budget de coûts à des commandes et dépenses. Le montant facturé au client, les conditions du contrat et les travaux encore à réaliser répondent à d'autres questions.
Pour évaluer ce suivi chez vous, apportez un poste avec une commande confirmée, une facture partielle et des heures travaillées. Explorez Direction par Horizon et demandez à suivre ces pièces jusqu'au budget. C'est un cas concret pour vérifier si l'information aide réellement votre équipe à décider.
