Démarrage rapide (10 minutes)
Horizon Clock est un outil intégré à monday.com, actuellement en développement. Au lancement, une fois Horizon Clock activé par votre administrateur, voici le chemin le plus court vers votre premier quart vérifié par GPS.
- Activez Horizon Clock dans votre espace monday.com (au lancement). Un administrateur du compte pourra activer l'application. Depuis n'importe quel tableau, cliquez sur l'icône des applications et cherchez « Horizon Clock ».
- Lancez l'assistant de configuration. Depuis le menu des applications dans monday.com, ouvrez l'assistant de configuration Horizon Clock. Connectez vos tableaux Employés, Projets et Heures existants (ou créez-en de nouveaux).
- Ajoutez la vue Clock In à votre tableau Heures. Sur votre tableau Heures, cliquez sur « + Ajouter une vue » et sélectionnez Clock In dans la section des applications. Les travailleurs utiliseront cette vue pour entrer et sortir de service.
- Invitez vos travailleurs comme Viewers monday.com. Les travailleurs n'ont pas besoin d'un siège monday.com payant. Invitez-les avec le rôle Viewer : ils obtiennent l'accès au pointage depuis n'importe quel appareil.
- Votre premier quart. Un travailleur ouvre la vue Clock In sur son téléphone, tape sur « Clock In », autorise l'accès à la localisation quand on le lui demande, et il est en service. Le quart s'écrit automatiquement dans votre tableau Heures.
Conseil pour la première activation : Horizon Clock écrit les quarts comme des items dans votre tableau Heures. Vous pouvez les consulter, les modifier, les approuver et les contester comme n'importe quel item monday.com, avec l'interface monday.com que vous connaissez déjà.
Configuration d'Horizon Clock (administrateurs)
La configuration se fait une fois par espace de travail et prend environ 10 minutes. Vous connecterez trois tableaux et choisirez quelques règles.
Les trois tableaux dont Horizon Clock a besoin
- Tableau Employés : votre liste de travailleurs. Doit avoir une colonne Nom, une colonne de statut « Actif », et tout autre champ employé que vous suivez.
- Tableau Projets : vos chantiers. Doit avoir une colonne Nom, une colonne Statut, et une colonne Lieu (pour le géorepérage).
- Tableau Heures : où les quarts sont enregistrés. L'assistant vous aide à configurer les colonnes nécessaires (date, lien employé, lien projet, heures, statut de géorepérage, etc.).
Correspondance des colonnes
Pour chaque tableau, vous indiquez à Horizon Clock quelle de vos colonnes correspond à quel champ. Cela permet d'utiliser des tableaux déjà configurés sans rien renommer.
Règles de temps supplémentaire
- Quotidienne : toute heure au-delà de 8 par jour compte en temps supplémentaire
- Hebdomadaire : toute heure au-delà de 40 par semaine compte en temps supplémentaire
- Les deux : la plus grande des deux s'applique
- Aucune : pas de calcul de temps supplémentaire
Politique de géorepérage
- Permettre : le pointage est autorisé; le statut de géorepérage est enregistré comme « Hors zone », sans avertissement
- Avertir : le pointage est autorisé avec un avertissement; le travailleur peut confirmer et continuer
- Bloquer : le pointage est refusé et le travailleur voit un message expliquant qu'il est hors de la zone du projet
Utiliser la vue de pointage du travailleur
Les travailleurs ouvrent la vue Clock In depuis l'application mobile monday.com (iOS ou Android). Aucune application séparée à installer.
Entrer en service
- Ouvrez le tableau Heures dans l'application monday.com
- Passez à la vue Clock In
- Sélectionnez votre projet dans le menu déroulant (s'il n'est pas auto-sélectionné)
- Tapez sur le gros bouton vert « Clock In »
- Autorisez l'accès à la localisation quand on le demande, nécessaire une seule fois par appareil
Sortir de service
- Ouvrez la même vue Clock In
- Votre quart actif s'affiche avec un minuteur en cours
- Tapez sur « Clock Out »
- Le quart est finalisé, le total d'heures calculé, et l'item est mis à jour dans votre tableau Heures
Suivi des pauses
Les travailleurs peuvent taper sur « Début de pause » et « Fin de pause » pendant un quart. Le temps de pause est soustrait du total d'heures automatiquement. Plusieurs pauses par quart sont prises en charge.
Changer de projet en cours de journée
Si un travailleur se déplace vers un second chantier dans la journée, il sort de service du premier projet et entre en service sur le second. Chaque quart devient son propre item dans le tableau Heures, avec sa propre vérification GPS.
La vue superviseur « Today's Crew »
La vue superviseur donne une image en direct de qui est en service en ce moment, où ils sont, et depuis combien de temps ils travaillent.
Ce que vous voyez
- Une liste en direct de tous les travailleurs en service, triée par durée de quart
- Pour chaque travailleur : nom, projet, heure d'entrée en service, total en cours, et statut de géorepérage
- Une carte de chaque chantier actif avec les épingles des travailleurs
- Toute personne signalée « Hors zone » ou « Localisation simulée » est mise en évidence en ambre
Actions possibles
- Envoyer un rappel. Les travailleurs qui n'ont pas quitté le service à l'heure prévue peuvent recevoir une notification monday.com en un clic.
- Forcer la sortie de service. Un superviseur peut faire sortir un travailleur du service à distance. Le quart est signalé pour révision.
- Ouvrir le quart. Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'item Heures sous-jacent et le modifier ou le commenter.
Géorepérage et vérification GPS
Un géorepérage est un cercle invisible autour de l'adresse d'un projet. Quand un travailleur entre ou sort de service, Horizon Clock compare ses coordonnées GPS au cercle pour déterminer s'il est sur place.
Régler le rayon de géorepérage
Sur chaque item du tableau Projets, réglez la colonne Lieu à l'adresse du chantier, et définissez le rayon de géorepérage (en mètres). Un rayon typique pour un chantier résidentiel est de 50 à 100 m. Pour les grands chantiers commerciaux, 200 à 500 m.
Astuce : si le rayon est trop petit, la précision du GPS par temps nuageux ou près de grands bâtiments peut causer de faux signalements « hors zone ». Commencez avec un rayon généreux (150 m) et resserrez-le une fois que vous voyez les résultats réels.
Comment le GPS est capté
Le GPS est capté uniquement aux moments d'entrée et de sortie de service. Horizon Clock ne suit jamais les travailleurs en continu pendant un quart. La précision rapportée par le système d'exploitation de l'appareil est enregistrée avec les coordonnées, afin que vous puissiez juger de la fiabilité de chaque lecture.
Détection de localisation simulée
Si le système d'exploitation de l'appareil signale qu'une fausse position GPS est fournie (une tactique que certains travailleurs utilisent pour pointer à distance), Horizon Clock signale le quart avec un avertissement « Localisation simulée ». Le quart est quand même enregistré, mais les superviseurs sont alertés pour le réviser.
Règles de temps supplémentaire
Horizon Clock calcule le temps supplémentaire automatiquement selon la règle choisie lors de la configuration. L'item Heures affiche deux colonnes : Heures régulières et Heures supplémentaires.
- Règle quotidienne (par défaut) : toute heure au-delà de 8 travaillées dans une journée devient du temps supplémentaire.
- Règle hebdomadaire : les 40 premières heures par semaine (dimanche à samedi par défaut) sont régulières; tout le reste est du temps supplémentaire.
- Les deux : la plus grande des deux s'applique, pour ne jamais payer moins que ce que la loi du travail exige.
- Aucune : toutes les heures sont régulières. Choisissez cette option si vous gérez le temps supplémentaire à l'extérieur d'Horizon Clock.
Vous pouvez changer la règle en tout temps depuis l'assistant de configuration. Les nouvelles règles s'appliquent aux quarts à venir; les quarts historiques conservent leur calcul d'origine.
Approuver et modifier les quarts
Les quarts sont des items monday.com ordinaires : tous les outils d'édition natifs de monday.com sont disponibles.
Processus d'approbation
Le tableau Heures comprend une colonne de statut « Approbation » avec trois valeurs : En attente, Approuvé et Contesté. Quand un quart se termine, il arrive « En attente ». Un superviseur le révise (surtout ceux signalés « Hors zone » ou « Localisation simulée ») et change le statut à Approuvé ou Contesté.
Modifier un quart
Pour corriger une heure d'entrée ou de sortie de service, ouvrez l'item et modifiez le champ d'heure directement. Horizon Clock recalcule le total d'heures et le temps supplémentaire automatiquement. Toutes les modifications sont consignées dans le journal d'activité de l'item : vous avez une piste d'audit complète.
Quarts contestés
Un travailleur peut contester un quart en cliquant sur « Contester » dans la vue Clock In. Le statut passe à Contesté et le superviseur est notifié. Utilisez le fil de mises à jour monday.com sur l'item pour discuter et résoudre.
Facturation et limites de forfait
Horizon Clock est un outil en développement, intégré à monday.com. Aucun forfait payant n'est offert pour le moment. Les forfaits et la facturation seront précisés avant le lancement. Des questions? Contactez-nous.
Questions fréquentes
Mes travailleurs ont-ils besoin d'un siège monday.com payant?
Non. Les travailleurs sont ajoutés comme Viewers monday.com, ce qui est gratuit. Seuls les superviseurs et administrateurs qui gèrent les tableaux ont besoin d'un siège payant.
Que se passe-t-il si un travailleur n'a pas de signal cellulaire sur le chantier?
La vue de pointage peut quand même capter les coordonnées GPS (le GPS fonctionne sans signal cellulaire). Le quart est mis en file localement et téléversé dès que l'appareil se reconnecte. L'horodatage d'entrée en service d'origine est conservé.
Puis-je exporter les quarts pour la paie?
Oui. Exportez le tableau Heures en CSV ou Excel depuis le menu natif de monday.com. La plupart des outils de comptabilité et de paie acceptent ces formats.
Horizon Clock fonctionne-t-il à l'extérieur du Canada?
Oui. Horizon Clock fonctionne partout où monday.com fonctionne. La devise de facturation est le CAD, mais l'application elle-même n'a aucune limite géographique. L'interface est disponible en français et en anglais.
Et si un travailleur oublie de sortir de service?
La vue superviseur met en évidence tout quart qui dure plus longtemps que prévu. Les superviseurs peuvent envoyer une notification, ou faire sortir le travailleur du service à distance. Le quart est signalé pour révision afin que la paie n'inclue pas par erreur un total gonflé.
Les données sont-elles sécurisées?
Oui. Toutes les données sont chiffrées en transit (HTTPS) et au repos (AES-256). Nous respectons la Loi 25 du Québec et le RGPD. Lisez notre Politique de confidentialité pour tous les détails.
Contact et support
Écrivez à support@horizonnord.com pour les questions techniques ou les demandes de fonctionnalité. Nous répondons sous un jour ouvrable, en français ou en anglais.
Pour les problèmes urgents qui touchent des quarts en cours, mentionnez « URGENT » dans la ligne de sujet et nous prioriserons la réponse.