Première utilisation avec Direction par Horizon
Horizon Clock est disponible exclusivement avec Direction par Horizon. Une fois l'accès configuré avec votre équipe, ce guide accompagne la saisie et la vérification des heures dans votre environnement Direction par Horizon.
- Accédez à Horizon Clock avec Direction par Horizon. L'accès est mis en place avec le module Entrée de temps de Direction par Horizon. Votre administrateur vous confirme les vues et tableaux à utiliser.
- Lancez l'assistant de configuration. Depuis le menu des applications dans monday.com, ouvrez l'assistant de configuration Horizon Clock. Connectez vos tableaux Employés, Projets et Heures existants (ou créez-en de nouveaux).
- Ajoutez la vue Clock In à votre tableau Heures. Sur votre tableau Heures, cliquez sur « + Ajouter une vue » et sélectionnez Clock In dans la section des applications. Les travailleurs utiliseront cette vue pour entrer et sortir de service.
- Configurez les accès des travailleurs. Votre administrateur confirme les rôles et les accès prévus dans votre environnement Direction par Horizon.
- Votre premier quart. Un travailleur ouvre la vue Clock In sur son téléphone, tape sur « Clock In », autorise l'accès à la localisation quand on le lui demande, et il est en service. Le quart s'écrit automatiquement dans votre tableau Heures.
Conseil pour la première activation : Horizon Clock écrit les quarts comme des items dans votre tableau Heures. Vous pouvez les consulter, les modifier, les approuver et les contester comme n'importe quel item monday.com, avec l'interface monday.com que vous connaissez déjà.
Configuration d'Horizon Clock (administrateurs)
La configuration relie les tableaux de votre environnement Direction par Horizon et définit les règles de votre équipe.
Les trois tableaux dont Horizon Clock a besoin
- Tableau Employés : votre liste de travailleurs. Doit avoir une colonne Nom, une colonne de statut « Actif », et tout autre champ employé que vous suivez.
- Tableau Projets : vos chantiers. Doit avoir une colonne Nom, une colonne Statut, et une colonne Lieu (pour le géorepérage).
- Tableau Heures : où les quarts sont enregistrés. L'assistant vous aide à configurer les colonnes nécessaires (date, lien employé, lien projet, heures, statut de géorepérage, etc.).
Correspondance des colonnes
Pour chaque tableau, vous indiquez à Horizon Clock quelle de vos colonnes correspond à quel champ. Cela permet d'utiliser des tableaux déjà configurés sans rien renommer.
Validation des heures
Précisez qui vérifie les quarts, les pauses et les corrections avant le transfert à la paie. Validez les règles de temps supplémentaire avec votre responsable de la paie.
Politique de géorepérage
- Permettre : le punch est autorisé; le statut de géorepérage est enregistré comme « Hors zone », sans avertissement
- Avertir : le punch est autorisé avec un avertissement; le travailleur peut confirmer et continuer
- Bloquer : le punch est refusé et le travailleur voit un message expliquant qu'il est hors de la zone du projet
Utiliser la vue de punch du travailleur
Les travailleurs ouvrent la vue Clock In depuis l'application mobile monday.com (iOS ou Android). Aucune application séparée à installer.
Entrer en service
- Ouvrez le tableau Heures dans l'application monday.com
- Passez à la vue Clock In
- Sélectionnez votre projet dans le menu déroulant (s'il n'est pas auto-sélectionné)
- Tapez sur le gros bouton vert « Clock In »
- Autorisez l'accès à la localisation quand on le demande, nécessaire une seule fois par appareil
Sortir de service
- Ouvrez la même vue Clock In
- Votre quart actif s'affiche avec un minuteur en cours
- Maintenez le bouton « Clock Out » pendant 1,5 seconde
- Le quart est finalisé, le total d'heures calculé, et l'item est mis à jour dans votre tableau Heures
Suivi des pauses
Les travailleurs peuvent taper sur « Début de pause » et « Fin de pause » pendant un quart. Le temps de pause est soustrait du total d'heures automatiquement. Plusieurs pauses par quart sont prises en charge.
Changer de projet en cours de journée
Si un travailleur se déplace vers un second chantier dans la journée, il sort de service du premier projet et entre en service sur le second. Chaque quart devient son propre item dans le tableau Heures, avec sa propre vérification GPS.
La vue superviseur « Today's Crew »
La vue superviseur montre qui est en service, le projet associé et la durée du quart. Elle s'actualise toutes les 30 secondes tant qu'elle reste ouverte à l'écran.
Ce que vous voyez
- Une liste en direct de tous les travailleurs en service, triée par durée de quart
- Pour chaque travailleur : nom, projet, heure d'entrée en service, total en cours, et statut de géorepérage
- Une carte de chaque chantier actif avec les épingles des travailleurs
- Les statuts de géorepérage aident à repérer les quarts à vérifier
Actions possibles
- Vérifier les heures. Comparez les quarts, les pauses et le chantier associé avant l'approbation.
- Demander une correction. Utilisez les mises à jour de l'item Heures pour documenter ce qui doit être vérifié avec le travailleur.
- Ouvrir le quart. Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'item Heures sous-jacent et le modifier ou le commenter.
Géorepérage et vérification GPS
Un géorepérage est un cercle invisible autour de l'adresse d'un projet. Quand un travailleur entre ou sort de service, Horizon Clock compare ses coordonnées GPS au cercle pour déterminer s'il est sur place.
Régler le rayon de géorepérage
Sur chaque item du tableau Projets, réglez la colonne Lieu à l'adresse du chantier, et définissez le rayon de géorepérage (en mètres). Un rayon typique pour un chantier résidentiel est de 50 à 100 m. Pour les grands chantiers commerciaux, 200 à 500 m.
Astuce : si le rayon est trop petit, la précision du GPS par temps nuageux ou près de grands bâtiments peut causer de faux signalements « hors zone ». Commencez avec un rayon généreux (150 m) et resserrez-le une fois que vous voyez les résultats réels.
Comment le GPS est capté
Les coordonnées sont enregistrées lors des événements de quart et de pause, avec la précision fournie par l'appareil. Tant que la vue reste ouverte, le téléphone peut préparer une position récente pour accélérer le prochain geste. Horizon Clock ne conserve pas un historique continu de vos déplacements.
Examiner une position douteuse
Le GPS fournit un indice à vérifier avec le quart, sa précision et les explications du travailleur. Une position ne suffit pas à établir que les heures déclarées sont incorrectes.
Vérifier le temps supplémentaire
Les quarts et les pauses enregistrés dans Horizon Clock servent de base à la vérification des heures. Avant le transfert à la paie, votre responsable valide le temps supplémentaire selon les règles applicables à votre équipe.
- Vérifiez les heures de chaque quart et les pauses déduites.
- Contrôlez le cumul hebdomadaire et les règles propres à chaque employé dans votre processus de paie.
- Faites approuver les corrections avant l'export.
Horizon Clock ne remplace pas cette validation avant la paie.
Approuver et modifier les quarts
Les quarts sont des items monday.com ordinaires : tous les outils d'édition natifs de monday.com sont disponibles.
Processus d'approbation
Les quarts arrivent dans le tableau Heures avec le statut de révision prévu dans votre configuration. Un responsable vérifie le chantier, le poste de travaux, les heures et les pauses avant de passer le statut à Approuvé. Les libellés et les personnes autorisées sont définis lors de la mise en place.
Modifier un quart
Pour corriger une heure d'entrée ou de sortie de service, ouvrez l'item et modifiez le champ d'heure directement. Après la correction, vérifiez le total d'heures et les pauses avant d'approuver le quart. Toutes les modifications sont consignées dans le journal d'activité de l'item : vous avez une piste d'audit complète.
Quarts contestés
Si un travailleur signale une erreur, documentez la demande dans les mises à jour de l'item Heures. Le responsable vérifie le quart, corrige les données avec ses accès autorisés et confirme l'approbation.
Disponibilité avec Direction par Horizon
Horizon Clock est offert exclusivement avec Direction par Horizon, dans le module Entrée de temps. Les accès et les modalités sont définis dans votre offre Direction par Horizon. Des questions? Contactez-nous.
Questions fréquentes
Quels accès faut-il pour utiliser Horizon Clock?
Horizon Clock est offert exclusivement avec Direction par Horizon. Les rôles, les accès et les licences nécessaires à votre équipe sont définis lors de la mise en place de Direction par Horizon.
Que se passe-t-il si un travailleur n'a pas de signal cellulaire sur le chantier?
La première ouverture de la vue exige une connexion. Une fois la vue chargée, les quarts peuvent être conservés dans une file locale, puis synchronisés au retour du réseau avec leurs heures d'origine. Gardez la vue et ses données locales jusqu'à la confirmation de synchronisation.
Puis-je exporter les quarts pour la paie?
Oui. Exportez le tableau Heures en CSV ou Excel depuis le menu natif de monday.com. La plupart des outils de comptabilité et de paie acceptent ces formats.
Horizon Clock fonctionne-t-il à l'extérieur du Canada?
Oui. Horizon Clock fonctionne partout où monday.com fonctionne. Son utilisation fait partie de Direction par Horizon. Notre documentation et notre accompagnement sont disponibles en français et en anglais.
Et si un travailleur oublie de sortir de service?
Vérifiez le quart avec le travailleur, puis corrigez l'heure de fin dans l'item Heures monday.com avec les accès autorisés. Revérifiez le total et les pauses avant d'approuver les heures.
Les données sont-elles sécurisées?
Les accès passent par votre environnement monday.com et la configuration d'Horizon Clock. Les échanges utilisent HTTPS; les jetons d'accès monday sont chiffrés avant leur stockage. Consultez la politique de confidentialité pour les données traitées et vos droits. Lisez notre Politique de confidentialité pour tous les détails.
Contact et support
Écrivez à support@horizonnord.com pour les questions techniques ou les demandes de fonctionnalité. Nous répondons sous un jour ouvrable, en français ou en anglais.
Pour les problèmes urgents qui touchent des quarts en cours, mentionnez « URGENT » dans la ligne de sujet et nous prioriserons la réponse.