Garder la liste des exigences.
Les documents demandés restent ensemble. L’équipe retrouve les pièces à obtenir pour les bons de commande du sous-traitant.
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Conformité Sous-Traitants
Une assurance reçue peut expirer pendant les travaux. Direction par Horizon regroupe les pièces exigées par sous-traitant et chantier, avec les dates et les rappels nécessaires pour que votre bureau fasse ses vérifications.
Suivez les pièces exigées.
Un dossier rassemble les documents du sous-traitant pour le chantier.
Voir ce qui reste à recevoir.
Le suivi distingue les pièces reçues, manquantes ou expirées. Votre équipe peut cibler ses vérifications et ses relances.
Surveiller les renouvellements.
Les dates de validité rendent les échéances visibles. Le bureau vérifie les pièces et demande les renouvellements nécessaires.
Ce que votre équipe
y gagne.
Les renouvellements restent suivis
Les rappels cessent quand les pièces sont reçues, reprennent à l’expiration et des avis précèdent les dates inscrites.
Les bons contacts au dossier
La fiche d’accueil recueille les responsables de chantier, d’estimation et de comptabilité pour joindre la bonne personne.
Comment suivre les documents exigés des sous-traitants?
Direction par Horizon réunit les pièces exigées dans un dossier par sous-traitant et par chantier. Les exigences viennent des bons de commande; le sous-traitant dépose ses fichiers en ligne. Le bureau retrouve les documents reçus, les pièces manquantes et les dates de validité pour examiner le dossier et suivre les renouvellements.
Faut-il redemander les mêmes documents pour chaque bon de commande?
Les documents sont réunis dans un dossier commun au sous-traitant et au chantier, même lorsque plusieurs bons de commande sont émis. La production d’un nouveau bon ouvre ou complète ce dossier selon les exigences choisies. Votre équipe retrouve les pièces déjà reçues et celles qui restent à demander.
Comment le système suit-il les pièces manquantes ou expirées?
Direction par Horizon envoie les demandes et les rappels selon le suivi prévu. Les rappels cessent quand toutes les pièces sont reçues et reprennent lorsqu’une pièce expire. Des avis précèdent les dates d’expiration inscrites. Votre équipe vérifie les fichiers, leurs dates et les statuts de conformité.
Un document reçu est-il automatiquement considéré conforme?
La réception indique que le fichier a été déposé et classé. Votre équipe doit encore examiner son contenu, vérifier sa validité et mettre à jour les statuts de l’entreprise. Le suivi distingue ainsi les pièces reçues de la vérification effectuée par les responsables du dossier.