Vos demandes et décisions, au bon dossier.
Municipalités, MRC et organismes publics : reliez les demandes, les responsables, les approbations et les pièces justificatives dans monday.com. Le processus est défini avec vos équipes et les personnes responsables des exigences documentaires et de sécurité.
Les mêmes défis, d'une organisation à l'autre.
Une demande citoyenne se perd dans une boîte courriel. Une subvention se suit dans trois fichiers Excel. Une approbation attend une signature sur un bureau. C'est cette dispersion-là qu'on structure.
Voirie, urbanisme, services : elles arrivent par téléphone, courriel et formulaire web, puis se dispersent entre les services. Personne ne peut dire où chaque demande en est.
Les fonds se suivent dans des fichiers parallèles qui divergent, et les rapports aux bailleurs se reconstituent à la main à chaque échéance.
Une dépense attend une signature, puis deux. Sans piste d'audit, impossible de démontrer qui a approuvé quoi, et quand.
Résolutions, contrats et permis se dispersent entre classeurs et disques partagés, difficiles à produire lors d'une vérification ou d'une demande d'accès à l'information.
Ce qu'on implante dans monday.com.
Chaque dossier réunit son état, son responsable, ses échéances et les pièces à produire. Nous définissons les accès, les étapes d’approbation et les informations à conserver avec votre organisation.
Une seule porte d'entrée : chaque demande est enregistrée, catégorisée, assignée et suivie jusqu'à résolution, avec un historique complet.
Suivez les échéances, les soumissionnaires, les évaluations et les décisions dans le dossier. Les procédures et plateformes officielles conservent leur rôle.
Les données se saisissent une fois et alimentent le suivi d'utilisation des fonds et les rapports aux bailleurs de fonds.
Des workflows multi-niveaux où chaque approbation est tracée : qui, quoi, quand. Les vérificateurs trouvent leurs réponses sans fouiller.
Résolutions, contrats et pièces justificatives rattachés au bon dossier, prêts pour les conseils, les comités et les vérifications.
Des agents configurés dans monday.com trient les demandes entrantes, rassemblent le contexte et repèrent les pièces manquantes. Ils préparent; vos équipes gardent les décisions.
Vos systèmes d’approvisionnement, d’archives et de comptabilité peuvent conserver leur rôle. Nous vérifions les échanges possibles et précisons ce qui doit être suivi dans monday.com.
Ce que vous voulez savoir avant d'appeler.
Votre question n'est pas là? Vous parlerez à la personne qui fera le travail dans votre organisation.
Discutons de vos opérationsComment gérez-vous la conformité : Loi 25, conservation des documents, exigences équivalentes ailleurs?
Vos responsables précisent les exigences applicables, les durées de conservation et les renseignements à protéger. Nous vérifions les fonctions disponibles dans le forfait et les outils retenus, puis documentons la configuration et les limites à valider avec votre organisation.
Travaillez-vous en français et en anglais, y compris avec les organismes fédéraux?
Oui. Nous offrons la configuration, la documentation et la formation en français et en anglais. Les exigences propres à votre organisme, aux utilisateurs et aux documents font partie du périmètre convenu.
Où résident les données et comment la sécurité est-elle assurée?
Nous vérifions la région d’hébergement, les accès et les fonctions de journalisation disponibles pour le compte monday.com et chaque service connecté. Ces choix et leurs limites sont documentés et validés avec vos responsables avant toute mise en service.
Dernière halte
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de la direction.
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